Privatlivspolitik for kunder og tredjeparter

Gældende fra januar 2024

1. Hvem vi er?
2. Hvem gælder denne fortrolighedserklæring for?
3. Hvilke oplysninger er omfattet?
4. Hvilke oplysninger vi indsamler, og hvordan vi bruger dem?
5. Internationale overførsler
6. Videregivelse
7. Tjenesteudbydere
8. Sådan holder du dine oplysninger ajour
9. Opbevaring
10. Dine rettigheder

1. Hvem vi er?

Antalis er en fransk Société par Actions Simplifiée, registreret i handels- og selskabsregistret i Nanterre under nummer 410 336 069, med registreret kontor på 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Frankrig).

"Antalis Group" refererer til Antalis SAS og hver af dets direkte og indirekte datterselskaber.

Antalis er en del af KPP Group Holdings Co., Ltd., en verdensleder inden for distribution af papir, emballage og visuel kommunikation med hovedkvarter i Japan og børsnoteret på Tokyo Stock Exchange (ISIN JP3293350009) med en omsætning på 659,1 milliarder JPY (ca. €4,3 milliarder) i regnskabsåret 2023. Med aktiviteter i Europa, Latinamerika og Nordamerika er Antalis en førende B2B-distributør af produkter og tjenester med banebrydende e-handelsløsninger inden for papir, industriel emballage og visuel kommunikationsmedier. Hovedkvarteret ligger i Paris-området (Frankrig), og Antalis opererer i 31 lande og servicerer over 100.000 kunder med et team på 4.000 medarbejdere. Vores 105 lagre og produktionssteder, som har fokus på miljømæssig ansvarlighed, leverer verdensomspændende tjenester.

Antalis Group er forpligtet til at indsamle, opretholde og bruge personoplysninger i overensstemmelse med bestemmelserne i databeskyttelseslovgivning i EU og andre steder.

Gennem sin adfærdsvejledning anerkender Antalis Group den fundamentale og umistelige ret for alle individer til beskyttelse af privatliv og personoplysninger. Vores forpligtelse er at implementere de nødvendige procedurer, så indsamling og behandling af personoplysninger udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning og med respekt for individer samt med fokus på sikkerheden og fortroligheden af deres oplysninger.

Antalis Group opdaterer sine processer i overensstemmelse med EU-forordning 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger ved at etablere et internt program for databeskyttelse for at fremme en ensartet standard i hele Antalis Group ved indsamling, brug og håndtering af personoplysninger.

Den dataansvarlige i forbindelse med dine personoplysninger vil være Antalis eller det relevante Antalis-datterselskab, som du udfører dine forretningsaktiviteter med (herefter "ANTALIS").

Denne privatlivsmeddelelse forklarer, hvordan vi kan indsamle, bruge og videregive oplysninger om kunder, leverandører, interessenter og andre forretnings- og virksomhedsrelationer, og beskriver de rettigheder, du måtte have i forhold til dine personoplysninger.

2. Hvem gælder denne privatlivserklæring for?

Vores Forretningspartnere

"Forretningspartnere" refererer til enhver tredjepart, der har en forretningsrelation med et medlem af Antalis-gruppen, herunder kunder, leverandører, konsulenter, agenter eller tjenesteudbydere.

Denne privatlivsmeddelelse gælder for alle vores forretningspartnere samt potentielle forretningspartnere. Den omfatter personoplysninger, der indsamles i forbindelse med en eksisterende eller potentiel forretningsrelation.

Den gælder også for personoplysninger om ansatte hos en forretningspartner, hvis oplysninger vi kan modtage som led i leveringen af produkter og tjenester. Under disse omstændigheder er vores kundekontakter ansvarlige for at sikre, at alle sådanne personer bliver informeret om, at deres personlige oplysninger vil blive overført til os, samt formålet med at vi anvender oplysningerne – for eksempel ved at vise dem en kopi af denne privatlivsmeddelelse.

Derudover dækker denne privatlivsmeddelelse personoplysninger for vores eksisterende eller fremtidige forretningspartnere, som engagerer sig med ANTALIS ved at tilmelde sig for at modtage kommunikation såsom e-mailadvarsler og publikationer, eller som deltager i arrangementer drevet af ANTALIS eller i samarbejde med andre organisationer eller foreninger. 

3. Hvilke oplysninger er omfattet?

I denne fortrolighedserklæring henviser "personoplysninger" til alle oplysninger (elektroniske eller skriftlige) vedrørende et individ, som kan identificeres direkte eller indirekte, især med henvisning til en identifikator såsom et navn, et id-nummer, lokaliseringsdata, en online identifikator eller en eller flere faktorer, som specielt vedrører individets fysiske, fysiologiske, genetiske, mentale, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet.

Betegnelsen omfatter særlige kategorier af personoplysninger ("særlige kategorier af oplysninger"), hvorfra vi kan fastslå eller udlede et individs racemæssige eller etniske oprindelse, politiske holdninger, religiøse overbevisninger eller andre overbevisninger af lignende art, medlemskab af en fagforening, fysiske eller mentale sundhed eller tilstand (herunder biometriske og genetiske oplysninger), seksuelle forhold eller orientering eller retslige oplysninger (herunder oplysninger vedrørende forøvelse eller påstået forøvelse af strafbare forhold samt en eventuel idømt straf eller pålagt sanktion).

ANTALIS indsamler kun særlige kategorier af oplysninger, hvis det er nødvendigt til et af de nedenfor beskrevne formål. Yderligere oplysninger om, hvornår og hvorfor vi kan være nødt til at gøre dette, er anført i afsnit 4, "Hvilke oplysninger vi indsamler, og hvordan vi bruger dem", herunder.

 

4. Hvilke oplysninger indsamler vi, og hvordan bruger vi dem?

ANTALIS kan bruge dine personoplysninger til en række formål, som beskrevet i de følgende afsnit.

ANTALIS forpligter sig til kun at indsamle og anvende de personoplysninger, der er nødvendige for at levere produkter og serviceydelser til vores kunder, for at etablere og/eller opretholde sine forretningsforhold med forretningsforbindelser og til at holde individer informeret om produkter, serviceydelser og begivenheder, som selskabet med rimelighed anser for at have interesse for dem, og/eller som de på anden måde har bekræftet at ville modtage fra ANTALIS. Du kan finde flere oplysninger om formålene, de oplysninger, vi kan indsamle, kilden til oplysningerne og det retsgrundlag, ANTALIS påberåber sig, ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål: dpo@antalis.com

I nogle tilfælde vil det være obligatorisk for dig at udlevere personoplysninger til ANTALIS for at gøre det muligt for os at levere produkter og serviceydelser til dig (eller din arbejdsgiver), kontakte dig eller overholde ANTALIS' juridiske forpligtelser.

 

Identitet, konflikter, bekæmpelse af hvidvask af penge og andre kontroller

ANTALIS indsamler en række oplysninger om kunder og kontaktpersoner som led i vores nye opsætningsproces for kunder. Dette kan betegnes som fornøden omhu, "kend din kunde" eller "kend din leverandør". Kontrollen kan omfatte alle eller nogle af følgende:

• Identitetsbekræftelse: bevis for navn og adresse    
• Ultimativt egentligt ejerskab af juridiske personer
• Kontrol for at undgå en interessekonflikt
• Kontrol af bekæmpelse af hvidvask af penge, udbytte fra strafbare forhold og terrorfinansiering
• Kontrol af politisk udsatte personer: personer med fremtrædende roller i regeringer, dommerstande, domstole, centralbanker, ambassader, væbnede styrker og statsejede virksomheder, herunder deres familiemedlemmer og nære samarbejdspartnere
• Kontrol af statens sanktionsliste
• Lister over insidere.

Disse kontroller udføres af juridiske, lovmæssige eller forretningsmæssige årsager og skal muligvis gentages i løbet af kontraktens varighed. Det er vigtigt, at du giver os alle nødvendige oplysninger og dokumenter, da det ellers kan påvirke vores evne til at levere produkter og serviceydelser.
 

Vi vil muligvis indsamle nogle af disse oplysninger fra tredjeparter. Du kan få flere oplysninger ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål: dpo@antalis.com

Levering af produkter og serviceydelser
ANTALIS kan indsamle eller generere yderligere oplysninger om dig i løbet af kontraktens varighed med henblik på at levere produkter og serviceydelser.

Vi kan også anvende dine personoplysninger:

• til at administrere vores forhold og opretholde kontraktforhold
• til regnskabs- og skatteformål
• til markedsføring og forretningsudvikling
• til at overholde ANTALIS' lovmæssige forpligtelser
• for at juridiske rettigheder kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares
• til at forebygge og opdage kriminalitet
• til historiske og statistiske formål.

Andre forretningsinteraktioner
Som led i din handel eller andre erhvervsmæssige forbindelser med ANTALIS kan vi indsamle eller generere oplysninger om dig. Vi kan bruge disse personoplysninger til at administrere vores forhold og opretholde kontraktforhold, til regnskabsmæssige og skattemæssige formål og til at overholde vores lovmæssige forpligtelser.

Vi kan også dele dine personoplysninger med tredjeparter, hvis vi sælger eller køber en virksomhed eller aktiver. I så fald kan det blive nødvendigt for os at videregive personoplysninger til den potentielle sælger eller køber af virksomheden eller de pågældende aktiver samt deres professionelle rådgivere. Hvis selskabet eller i det væsentlige alle dets aktiver opkøbes af en tredjepart eller et af selskaberne i vores koncern, vil personoplysninger i vores besiddelse af sælgeren indgå i de overdragne aktiver.

Oplysninger, der indsamles på vores lokaliteter
Hvis du besøger en af vores lokaliteter, kan dit billede opfanges på kameraovervågningssystemer, der betjenes af ANTALIS eller den enhed, der administrerer vores lokaliteter. Systemer til bygningsadgangskontrol kan også opfange placering, tidspunkt og dato for, hvornår du ankommer til og forlader vores kontorer.
 

Kommunikation
Hvis det tillades af gældende lovgivning, kan ANTALIS optage og/eller overvåge indgående og udgående telefonopkald og elektronisk kommunikation sendt til eller modtaget af ANTALIS’ netværker for at beskytte vores forretning og bekræfte, at vores politikker og relevante lovmæssige krav overholdes. En sådan optagelse og/eller overvågning gennemføres til lovlige forretningsformål og i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser. Dette kan omfatte følgende formål:

• Optagelse af fakta (herunder konvertering af talebeskeder til tekst)
• Iværksættelse af overholdelse af ANTALIS' politikker og procedurer
• Overholdelse af gældende love og bestemmelser
• Forebyggelse og opdagelse af kriminalitet
• Tilsyn med effektiv brug og drift af ANTALIS’ netværker og systemer.

For at kunne kommunikere effektivt kan korrespondance og dokumenter sendes via ukrypteret e-mail. Du bliver gjort opmærksom på, at der ikke garanteres for, at dette er en sikker metode til kommunikation, ligesom der ikke er nogen servicestandarder for levering. Hvis du ønsker, at vi ikke skal bruge ukrypterede e-mails, bedes du kontakte din kontaktperson hos ANTALIS.

Markedsføring og forretningsudvikling
ANTALIS indsamler oplysninger til markedsførings- og forretningsudviklingsformål og som led i den overordnede forvaltning af kunderelationer. Vi kan anvende visse personoplysninger til kundeunderholdningsformål som for eksempel registrering af dine interesser og præferencer.

Vi kan anvende dine personoplysninger til, via e-mail, post eller hjemmesider med sociale medier eller netværk, at sende dig oplysninger om vores produkter og serviceydelser, udviklingen i branchen, brochurer, pressemeddelelser, invitationer til seminarer og foredrag. Du kan vælge de områder og emner, der interesserer dig, når du tilmelder dig på vores hjemmeside. Du kan opdatere eller fravælge dine præferencer når som helst. Se afsnit 10, "Dine rettigheder", herunder for at få flere oplysninger om at gøre dine rettigheder gældende.

Begivenheder
Hvis du deltager i en begivenhed afholdt af eller i samarbejde med ANTALIS, vil vi indsamle kontaktoplysninger som led i tilmelding til begivenheden. Disse oplysninger kan omfatte kostbehov og beskrivelse af sundhedsproblemer eller handicap, som kan have indflydelse på din tilstedeværelse ved eller deltagelse i begivenheden. Hvis en begivenhed afholdes i samarbejde med en partnerorganisation eller på en ekstern lokalitet, kan vi være nødt til at dele dine personoplysninger med denne partner, begivenhedsarrangør eller lokalitet. Vi deler kun de absolut nødvendige oplysninger, der kræves for at afholde begivenheden. Hvis begivenheden afvikles i samarbejde med en partnerorganisation, vil de være ansvarlige for at informere dig om eventuelle markedsføringstiltag, de måtte ønske at gennemføre, og indhente dit samtykke, når det er nødvendigt.

Cookies
Hvis du bruger vores hjemmesider, oplyser vi dig om, at de anvender cookies og andre værktøjer til analyse af webtrafik (f.eks. sporingspixels og Google Analytics). 

 

5. Internationale overførsler

ANTALIS er en international koncern, der driver forretning verden over. Ligesom de fleste internationale virksomheder har ANTALIS centraliseret visse aspekter af sin kundeadministration og dokumentstyring i Den Europæiske Union. Når projekter involverer mere end én jurisdiktion, vil alle inden for ANTALIS, der arbejder med sagen, også have behov for at tilgå oplysninger. Derfor kan dine personoplysninger overføres uden for oprindelseslandet (dette omfatter overførsler uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde) og tilgås på tværs af ANTALIS på verdensplan.

ANTALIS vil tage alle nødvendige sikkerhedsmæssige og juridiske forholdsregler for at opretholde sikkerheden og integriteten af personoplysninger, der overføres inden for ANTALIS, for at muliggøre globale overførsler inden for ANTALIS af personoplysninger med oprindelse i EØS i overensstemmelse med gældende europæisk lovgivning om privatlivets fred ved brug af de samme standarder for beskyttelse af personoplysninger. Dine personoplysninger har derfor det samme beskyttelsesniveau uanset lokaliteten i ANTALIS.

Dine personoplysninger kan også tilgås af ANTALIS' tjenesteudbydere, der eventuelt befinder sig i andre jurisdiktioner. Se afsnit 7, "Tjenesteudbydere", herunder for at få flere oplysninger.

 

6. Videregivelse

ANTALIS kan videregive dine personoplysninger, (i) hvis det er nødvendigt til de angivne formål, herunder inden for ANTALIS, (ii) hvis det kræves af gældende lovgivning, (iii) i forbindelse med en reorganisering eller sammenlægning af vores virksomhed med en anden virksomhed, (iv) hvis vi mener, at en sådan videregivelse er nødvendig for at håndhæve eller anvende kontraktvilkår og andre aftaler eller på anden måde beskytte og forsvare ANTALIS' rettigheder, ejendom eller sikkerhed, (v) for at overholde en retssag, retskendelse eller anden retslig forpligtelse eller en lovmæssig eller offentlig undersøgelse eller (vi) med dit samtykke.

Vi vil navnlig gøre opmærksom på, at i visse jurisdiktioner har ANTALIS en juridisk forpligtelse til at indberette mistænkelige transaktioner og anden aktivitet til de relevante regulerende myndigheder i henhold til lovgivning om bekæmpelse af hvidvask af penge, terrorfinansiering, insiderhandel eller andet med forbindelse dertil. ANTALIS kan også indberette mistanke om kriminalitet til politiet og andre retshåndhævende instanser. Vi vil muligvis ikke have tilladelse til på forhånd eller overhovedet at informere dig om denne videregivelse af oplysninger.

Tredjepartsmodtagere af personoplysninger om kunder, virksomheder og virksomhedskontakter kan omfatte:

• Skatte-, told- og afgiftsmyndigheder
• Regulerende myndigheder og andre faglige organisationer
• Børs- og børsnoteringsmyndigheder
• Offentlige registre for bestyrelsesmedlemmer og aktiebeholdninger
• Udbydere af identitetsbekræftelsestjenester
• Kreditoplysningsbureauer
• Domstole, politiet og retshåndhævende myndigheder
• Ministerier og statslige myndigheder
• Revisorer og professionelle rådgivere (inklusive erhvervsansvarsforsikringsselskaber og -rådgivere)

ANTALIS vil i rimeligt omfang bestræbe sig på kun at videregive de absolut nødvendige oplysninger i hvert tilfælde.

 

7. Tjenesteudbydere

Tredjeparter, der leverer serviceydelser til ANTALIS, betegnes som "underleverandører". ANTALIS vil oprette kontrakter med underleverandører, som behandler kravene i den relevante databeskyttelseslovgivning. Underleverandørerne skal anvende passende sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger og vil ikke have tilladelse til at anvende personoplysninger på andre måder end som anvist af ANTALIS.

Underleverandører, der behandler personoplysninger på vegne af ANTALIS, kan være placeret i Europa eller andre lande over hele verden. ANTALIS sørger for, at underleverandører overholder alle gældende lovkrav vedrørende overførsel af personoplysninger uden for den jurisdiktion, hvori de oprindeligt blev indsamlet. Angående oplysninger, der indsamles i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, eller vedrører registrerede i EØS, kræver ANTALIS, at underleverandører udfærdiger standardkontraktbestemmelserne for overførsel af personoplysninger til tredjelande, som sanktioneret under gældende europæisk lovgivning om privatlivets fred.

Hvis du vil vide mere om de underleverandører, vi samarbejder med, bedes du kontakte vores globale databeskyttelsesrådgiver ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål: dpo@antalis.com.

 

8. Sådan holder du dine oplysninger ajour

ANTALIS bestræber sig på at opretholde nøjagtigheden og fuldstændigheden af de personoplysninger, der opbevares af ANTALIS. For at hjælpe os med at sikre, at vi har de mest ajourførte oplysninger om dig, er det vigtigt, at du informerer os om eventuelle ændringer af dine kontaktoplysninger eller andre personoplysninger. Kontakt den person hos ANTALIS, du normalt kommunikerer med. Du kan også kontakte ANTALIS’ globale databeskyttelsesrådgiver ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål: dpo@antalis.com.

 

9. Opbevaring

ANTALIS opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til formålene beskrevet ovenfor i afsnit 4,  "Hvilke oplysninger vi indsamler, og hvordan vi bruger dem". Bemærk, at opbevaringsperioder kan variere i forskellige jurisdiktioner. Personoplysninger opbevares normalt i mindst 2 år og kan opbevares yderligere i en periode defineret af den gældende forældelsesfrist.

Det kan blive nødvendigt for os at opbevare oplysninger i længere perioder, for at juridiske rettigheder kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, samt til arkiveringsformål og historiske formål. Hvor det er muligt og praktisk, vil personoplysninger blive anonymiseret ved at fjerne, erstatte eller blokere oplysninger, der gør det muligt at identificere enkeltpersoner.

Hvis du vil vide mere om opbevaringspolitikken, bedes du kontakte vores globale databeskyttelsesrådgiver ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål:  dpo@antalis.com

 

10. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

• Ret til at få adgang til personoplysninger opbevaret af ANTALIS om dig
• Ret til at få dine personoplysninger berigtiget, for eksempel hvis de er ufuldstændige eller urigtige
• Ret til at fravælge markedsføringskommunikation når som helst
• Ret til at begrænse eller gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger eller anmode om sletning af dem under visse omstændigheder og med forbehold for gældende lovgivning
• Ret til at modtage en kopi af de personoplysninger, som du har udleveret til ANTALIS, i et struktureret, almindeligt brugt og maskinlæsbart format (betegnes "dataportabilitet") under visse omstændigheder og med forbehold for gældende lovgivning
• Ret til at tilbagekalde dit samtykke, hvis du frivilligt har udleveret personoplysninger eller på anden måde givet samtykke brug af dem
• Ret til at klage til en databeskyttelsesmyndighed (se nedenfor).

Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende, bedes du kontakte ANTALIS' globale databeskyttelsesrådgiver ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål:  dpo@antalis.com
 

Udsendelse af e-mail og elektronisk kommunikation til markedsføringsformål
 

OPT-IN:

I Danmark anvender vi OPT-IN reglen. Det betyder at hvis du har accepteret at modtage oplysninger fra ANTALIS, vil ANTALIS derefter have tilladelse til at sende dig elektronisk markedsføringsmateriale såsom produktinformation, tilbud, oplysninger om en begivenhed, nyhedsbreve, oplysninger om et projekt eller en invitation.

For at afmelde dig kan du enten administrere det under ”Min konto” på antalis.dk, klikke på afmeldingslinket i alle udsendelser fra ANTALIS eller sende en anmodning til ANTALIS’ globale databeskyttelsesansvarlige ved at sende din anmodning til følgende e-mailadresse: dpo@antalis.com.

Hvad hvis du er under 16 år?
Hvis du er under 16 år, skal du sørge for at have tilladelse fra dine forældre eller en værge, inden du udleverer personoplysninger om dig selv til os. Mindreårige under 16 år må ikke udlevere deres personoplysninger til os uden denne tilladelse.

Ret til at indgive en klage
Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, eller hvis du mener, at vi ikke behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med loven, kan du indgive en klage til den relevante databeskyttelsestilsynsmyndighed i dit land.

Ændringer til denne erklæring
Denne fortrolighedserklæring blev opdateret i januar 2024. Vi kan til enhver tid foretage ændringer som nødvendigt for at overholde den gældende databeskyttelseslovgivning. Du kan læse den igen efter behov. Enhver ændring til bestemmelserne i denne fortrolighedserklæring gælder fra udgivelsesdatoen på vores hjemmesider.

Spørgsmål
Hvis du har spørgsmål om denne fortrolighedserklæring, bedes du kontakte ANTALIS' globale databeskyttelsesrådgiver ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål:  dpo@antalis.com